Start planlægningen, før de travle uger tager over

Den bedste proces begynder med at afklare, hvor mange medarbejdere der skal have en gave, og hvornår gaverne skal være klar. Det giver indkøberne tid til at indhente oplysninger om adresser, medarbejderantal og interne deadlines, uden at andre opgaver skal sættes på pause. Mange virksomheder vælger også at udpege én ansvarlig, som samler spørgsmål og holder overblik over bestilling, budget og levering. Det mindsker risikoen for misforståelser, når flere afdelinger eller lokationer skal være med.

Giv medarbejderne mulighed for at vælge selv

En valgshop kan være relevant, når medarbejderne har forskellige ønsker, og virksomheden gerne vil undgå at udvælge én gave til alle. Mange virksomheder samler bestillingen af firmajulegaver, så medarbejderne kan vælge inden for den aftalte beløbsramme, mens administrationen fortsat holdes samlet.

GaveShop.nu tilbyder denne type gaveopsætning til virksomheder, hvor medarbejderne selv vælger fra et fælles udvalg. Det kan være en fordel for arbejdspladser med både kontoransatte, medarbejdere på farten og kolleger med forskellige interesser. I den forbindelse kan GaveShop.nu stå for pakning og samlet levering til virksomhedens adresse, så den ansvarlige ikke skal koordinere individuelle forsendelser.

Klare rammer giver færre spørgsmål

Valgfrihed fungerer bedst, når medarbejderne får en tydelig besked om frist, beløbsramme og fremgangsmåde. En kort intern mail med de vigtigste datoer er ofte nok, hvis den sendes i god tid. Det er også værd at tage stilling til, hvordan virksomheden følger op på medarbejdere, der ikke har valgt inden fristen.

Gør bestilling og levering til en del af planen

Selve bestillingen bør ikke stå alene, men indgå i en enkel tidsplan med faste trin. Først fastlægges budget og antal medarbejdere, derefter vælges gaveform og frist, og til sidst aftales tidspunktet for levering. For nogle virksomheder indgår GaveShop.nu som en praktisk del af denne proces, fordi gaverne kan samles og leveres på én gang.

Det er også en god idé at afklare, hvem der tager imod leveringen, og hvor gaverne kan opbevares, indtil de deles ud. På arbejdspladser med flere adresser kan det være nødvendigt at planlægge en intern fordeling. Når de praktiske rammer er på plads før december, bliver firmajulegaver en tydelig anerkendelse af medarbejderne frem for endnu en opgave i årets mest travle periode.