Bestil en tolk og husk lige isvandet

Medarbejderne i Aalborg Kongres & Kultur Centers bookingafdeling har nok at se til

Teater 14. september 2002 08:00

AALBORG: Bestille tolke, bede kommunen om opsætning af flagallé, sørge for storskærmsprojektor, koordinere servering, skaffe et forgyldt toiletbræt og huske på, at der er isvand på bordene. Jo, de fire medarbejdere i Aalborg Kongres & Kultur Centers bookingafdeling har nok at se til og opgaverne er mangfoldige, hvorfor afdelingen også netop er blevet udvidet med en medarbejder: - Vi regner blandt andet med, at det nye hotel i forbindelse med Aalborghallen vil give endnu mere aktivitet, siger bookingchef Hanne Frennesen, der har været ansat på stedet i en menneskealder, idet hun begyndte som piccoline for 31 år siden. Nu styrer hun en meget travl afdeling, hvis opgave simpelthen er at sælge kongres og kulturcentret med dets to haller og stribevis af mødelokaler i så vid udstrækning som overhovedet muligt. Og det går faktisk ganske godt, idet der i gennemsnit er 3,3 arrangementer pr. dag året rundt. I 2001 nåede man således op på 895 møder og kongresser, 144 teater-, koncert- eller andre kulturarrangementer, 48 udstillinger og messer samt 118 fester og andet. I alt 1205 arrangementer med totalt 524.947 deltagere. Aftaler seks år frem De arrangementer, som centret selv står bag, såsom messerne, ligger i udstillingsafdelingen og i kulturafdelingen, mens Hanne Frennesen og hendes piger i bookingafdelingen har at gøre med alt det, der kommer udefra, og de har eksempelvis kontrakter på kongresser helt frem til 2008. Alene her i efteråret skal der afvikles 11 internationale konferencer i centret, og fem af dem holdes i forbindelse med Danmarks EU-formandsskab. For eksempel har forskningsministeriet de to seneste dage afviklet en konference med titlen "CREST Meeting". Aalborg Kongres & Kultur Center peger på, at den omsætning, der følger med de mange gæster, betyder meget for byen og landsdelen. Således har Danmarks Turistråd beregnet, at en international erhvervsturist giver en omsætning på 2750 kr. pr. dag. Det vil sige, at en tre-dages konference med 500 deltagere medfører en afledt omsætning på fire mio. kr. til hoteller, restauranter, lufthavnen, taxa, butikker og mange andre. Bananvogn Når deltagerne dukker op til møder og kongresser, eller hvad de nu skal være med til, skal alt være tegnet og tilrettelagt, og det er bookingafdelingens opgave. Borde og stole skal være stillet op - og det må centrets teknikere ofte klare om natten, fordi presset på faciliteterne er så stort - det nødvendige computerudstyr stå parat, blomsterdekorationer skal være på plads, kaffe og kage parat i pauserne - og så er der alle de usædvanlige opgaver. - Til en kongres kunne arrangørerne godt tænke sig, at formanden kom gående op gennem hallen med en bananvogn, og så måtte vi jo finde sådan en. På et andet tidspunkt skulle vi udvælge fire flotte mænd til at bære en forenings kvindelige formand i guldstol, og det var en opgave, vi nød meget, siger Hanne Frennesen, mens hendes piger fniser lystigt. - Vi har også måttet skaffe et forgyldt toiletbræt, og så måtte vores maler i gang med guldsprayen. En anden gang var det lurblæsere, og pludselig var der en gæst, der gerne ville låne en pæn jakke, og vi prøver altid at hjælpe, så godt vi kan, fastslår Hanne Frennesen og konstatere, at noget må man da gøre rigtigt, fordi mange arrangører henvender sig igen og igen: - Når først de har været her, ser vi dem meget ofte igen, siger hun med tilfredshed i stemmen. Ambassadører Den store opgave er altså at skaffe konferencerne og kongresserne til byen første gang, og det får man hjælp til fra forskellig side. For eksempel har centret sammen med Aalborg Turist & Kongres Bureau et interessekontor i Bruxelles bemandet med jurist Trine Aabo Andersen, og hendes indsats kan man nu for alvor begynde at mærke. - Sammen med turistbureauet har vi også et ambassadørkorps bestående af aalborgensere med tilknytning til udenlandske organisationer, og det er netop ambassadørernes opgave at hente kongresser og konferencer til byen. - Det er kort sagt deres opgave at fortælle, hvad vi har at byde på. Den aktuelle EU-konference har vi således fået med hjælp fra en af ambassadørerne, rektor Sven Caspersen fra universitetet, oplyser Hanne Frennesen. Derfor var ambassadørerne så sent som i forgårs med på en såkaldt "site-inspection", hvor Hotel Scheelsminde i Aalborg samt Røverstuen i Rold blev besøgt: - Ambassadørerne skal også vide, hvad vi kan underholde gæsterne med uden for selve konferenceprogrammet, og så kan en røvertur til Rold komme på tale. Måske kan vi også tilbyde en balletaften, hvis der er gæstespil i Aalborghallen. - Denne form for kombination af arrangementerne får vi i øvrigt endnu bedre muligheder for, når Aalborg får sit musikhus. Ganske vist mister vi så symfonikoncerterne, men til gengæld vil vi kunne holde kongres i hallen og invitere gæsterne til symfonikoncert om aftenen, nævner Hanne Frennesen.

Nyheder udvalgt til dig
Henter artikler...

Nordjyske Plus

Henter artikler...