Få styr på din email

Sådan skaber du orden i indbakken

EMNER 1. juni 2005 06:00

Er din elektroniske indbakke fyldt til bristepunktet? Glemmer du at svare på beskeder, fordi de ruller ud af syne? Så kan du sikkert bruge disse tips, der tager udgangspunkt i de nyeste udgaver af Outlook Express og Outlook. Brug mapper Indbakken er kun til de beskeder, du ikke har svaret på endnu. Så snart du har svaret, eller på anden måde er færdig med en besked, bør den enten slettes - eller flyttes til en hjemmelavet "lagermappe". Ved at højreklikke på "Lokale mapper" (eller i Outlook: "Private mapper") og vælge "Ny mappe" kan du hurtigt oprette de mapper, der giver mening for dig. Det kunne f.eks. være: "Privat", "Arbejde" og "Skak-klubben". Herefter kan du arkivere dine beskeder ved at markere dem i indbakken og trække dem over i den ønskede mappe. Automatisk sortering Hvis du får mange mails fra samme afsender (f.eks. nyhedsbreve og post-lister), kan du indstille programmet, så disse beskeder automatisk flyttes til dertil indrettede mapper. Du kan så læse dem, når du har tid. Og du undgår at vigtige beskeder drukner i mængden. Du kan også få programmet til at markere beskederne med forskellige farver - afhængig af afsenderen. I Outlook Express skal du vælge Funktioner - Meddelelsesregler - Post. Vælg de ønskede betingelser og handlinger ved at sætte flueben i de relevante bokse og klikke på de blåt understregede tekster. Og skriv et beskrivende navn i nederste felt. I Outlook kan du lave mere avancerede regler for automatisk post-behandling, men opskriften er grundlæggende den samme. Se under Funktioner - Regler og beskeder. I begge programmer kan du bruge den udførlige hjælpefunktion, hvis du kommer i tvivl om noget undervejs. Begræns spam Både Outlook og Outlook Express kan automatisk kassere emails fra en bestemt afsender. I Outlook Express kan du markere en email i indbakken og vælge Meddelelse - Bloker afsender. Ofte er dette utilstrækkeligt, men så kan du supplere med et særskilt antispam-program (se f.eks. www.spamfighter.dk). I nyeste udgave af Outlook (2003) får du et langt mere effektivt spamfilter, der godt kan stå alene. Hvis der skulle slippe noget gennem til indbakken, kan du stadig blokere afsenderen ved at højreklikke på beskeden og vælge "Uønsket email - Føj afsender til liste over blokerede afsendere". Med venlig hilsen.... Hvorfor underskrive sig høfligt med navn og adresse, igen og igen, når man kan få computeren til det. Du kan endda lave flere forskellige signaturer - f.eks. en til privat brug og en anden til arbejdet. I Outlook Express skal du vælge Funktioner - Indstillinger og fanebladet Signaturer. Klik "Ny" og skriv din tekst i boksen (Venlig hilsen, navn, adresse osv.). Klik "Omdøb" for at give signaturen et mere sigende navn. Hvis du altid vil bruge signaturen, skal du sætte flueben i "Føj signaturer til alle udgående meddelelser". Ellers kan signaturen sættes ind manuelt ved at vælge Indsæt - Signaturer. I Outlook kan du genbruge Words signatur-funktion (hvis du har valgt at bruge Word som "email-editor"). Ellers finder du indstillingen ved at vælge: Funktioner - Indstillinger, fanebladet Postformat og klikke på "Signaturer". I begge programmer kan du desuden sende et digitalt visitkort med dine beskeder. Læs mere om dette ved at åbne hjælpefunktionen (F1) og søge efter "Vcard". På den sikre side Med mellemrum bør du gemme en sikkerhedskopi af alle dine beskeder. Gem dem på en cd, dvd eller ekstern harddisk, så du kan indlæse dem igen, hvis dit postprogram - eller hele pc'en - bryder sammen. I Outlook Express skal du først opklare, hvor email-mappen ligger. Vælg Funktioner - Indstillinger, fanebladet Vedligeholdelse og klik på "Lagringsmappe" for at se placeringen. Marker hele stien med musen, kopier den (tryk ctrl + c) og klik to gange Annuller. Gå nu til email-mappen ved at vælge Start - Kør og klistre stien ind i feltet (ctrl + v). Marker alle filer i mappen (Rediger - marker alt) og kopier dem (Rediger - Kopier). Opret en ny mappe (højreklik fx. på skrivebordet og vælg Ny - Mappe), gå ind i den og vælg Rediger - Sæt ind. Alle email-filerne kopieres nu til den nye mappe, som du herefter kan hive over på en cd, en ekstern harddisk eller en anden pc på netværket. I Outlook går det lettere, fordi alt er samlet i en enkelt fil, der som standard hedder "Outlook.pst". Find den med søgefunktionen (Start - Søg - efter filer og mapper) og kopier den til cd eller lignende. Du kan også vælge Filer - Importer og eksporter - Eksporter til en fil - Fil med private mapper (pst). Marker "Private mapper" og sæt flueben i "Medtag undermapper" for at få alt med. Vælg navn og placering til den nye fil og klik "Udfør".

Nyheder udvalgt til dig
Henter artikler...

Nordjyske Plus

Henter artikler...