EMNER

I gear til elektroniske regninger

Sejlflod Kommune lover at være klar til 1. februar 2005

SEJLFLOD:Når den første elektroniske faktura popper op i mailboksen hos Sejlflod Kommune, så er man klar til at behandle den. Det lover økonomichef Britta Schmidt. - Vi er godt gearet og allerede kommet langt i det store arbejde. Vi er blevet enige med vores edb-leverandør om, hvilket system vi skal bruge, vi har sendt informationsmateriale ud til vores afdelinger og institutioner og så er vi i gang med at holde møder med de enkelte ledere, så de kan forberede deres medarbejdere, siger Britta Schmidt. 1. februar 2005 skal leverandører, der handler med offentlige myndigheder, sende regningen i elektronisk form. Dermed kommer vi et skridt nærmere det papirløse samfund, men Britta Schmidt er fortrøstningsfuld. - Det bliver ikke meget anderledes end i dag. Indkøberen skal blot huske, at opgive EAN-Lokationsnummeret (hver afdeling eller institution hos det offentlige er eller bliver udstyret med et, red.) samt reference, hvilket man også gør i dag. De elektroniske faktureringer vil gøre arbejdsgangene mere smidige og risikoen for flaskehalse i systemet vil mindskes, mener Britta Schmidt. Skole-eksempel Som eksempel nævner hun en lærer, der køber materiale hos en leverandør. I dag bliver fakturaen sendt til skolen, hvor sekretæren for eksempel lægger fakturaen i lærerens skab eller dueslag. Læreren skal så attestere fakturaen og aflevere den hos sekretæren igen, der betaler regningen typisk via det girokort, der er vedhæftet. Slutteligt skal viceinspektøren forelægges fakturaen, da han eller hun sidder med det endelige ansvar og budget. - Med den elektroniske fakturering foregår det på samme måde. Her mailer sekretæren blot den elektroniske faktura videre, som læreren - igen - elektronisk attesterer og sender tilbage til sekretæren, der indbetaler beløbet direkte til leverandørens konto, forklarer Britta Schmidt. Hvis det foregår på samme måde, hvori består så fordelene? - I samme eksempel vil sekretæren kunne se i sit system, at den elektroniske faktura er sendt af sted, men ikke sendt tilbage. Kunne sekretæren ikke det før? - Nej, så skulle hun have lavet et manuelt system. I dag ved vi ikke altid, hvilke papirfakturaer, der ligger hos den enkelte medarbejder, siger Britta Schmidt. Som omtalt i NORDJYSKE 15. december får Toyota i Kongerslev svært ved at blive klar til 1. februar 2005. Skulle Toyota ikke nå det, er proceduren klar fra kommunens side. - Så vil vi udskyde betalingen og sende dem et brev, hvor vi høfligt gør opmærksom på, at hvis firmaet ikke selv kan sende fakturaen elektronisk, skal de sende regningen til såkaldte "Læs ind-bureauer", fortæller Britta Schmidt, der er overrasket over, at nogle firmaer først er gjort bekendt med lovændringen så sent. - Det er selvfølgelig beklageligt, hvis det betyder, at de ikke bliver klar, men det er ikke alle, der først opdager det nu. Vi har haft henvendelser fra flere virksomheder, der for flere måneder siden har bedt om vores EAN-Lokationsnumre. Når elektronisk fakturering går i gang 1. februar vil man fra kommunens side følge op på de ændrede arbejdsgange, der kommer, og rette dem til efterhånden. En decideret evaluering af systemet bliver der ikke tale om.