Hvordan bruger man et PIM system smartest?

Hvad er et PIM system kort og godt?

Et PIM system (Product Information Management) fungerer som én samlet base for alle produktdata. Det betyder, at beskrivelser, specifikationer, billeder og priser samles ét sted, hvor de kan vedligeholdes og distribueres videre til forskellige salgskanaler.

I stedet for at arbejde i regneark, mails og flere systemer, samler man det hele ét sted. Det giver bedre overblik og mindsker risikoen for fejl.

Mange virksomheder leder efter det måske bedste PIM system, men det afgørende ligger sjældent kun i selve systemet. Det afhænger i høj grad af, hvordan det bliver brugt.

Start med strukturen før teknikken

En klassisk faldgrube opstår, når man går direkte til systemet uden at få styr på data først. Hvis produktdata allerede er rodet, følger det rod med ind i systemet.

Det giver langt mere værdi at stille nogle enkle spørgsmål fra begyndelsen:

• Hvilke oplysninger skal alle produkter indeholde?
• Hvordan skal kategorier bygges op?
• Hvem har ansvaret for hvilke data?

Når strukturen er på plads, bliver selve arbejdet i systemet langt mere overskueligt.

Gør det nemt at vedligeholde data

Et PIM system bliver kun brugt ordentligt, hvis det er nemt at arbejde i. Hvis det kræver for mange klik eller uklare arbejdsgange, begynder folk hurtigt at tage genveje.

Derfor bør man indrette det, så det passer til dem, der faktisk skal bruge det. Her er nogle gode tips:

• Brug faste skabeloner til produktdata
• Inddel felter logisk, så information er let at finde
• Undgå unødvendige felter, som ingen udfylder

Når det er enkelt at opdatere data, bliver kvaliteten også højere.

Tænk i genbrug af indhold

Mange virksomheder skriver de samme produkttekster igen og igen i forskellige sammenhænge. Det er både tidskrævende og giver inkonsistente beskrivelser.

Med et PIM system kan man genbruge indhold på tværs af kanaler. Én god produktbeskrivelse kan bruges flere steder og tilpasses efter behov.

Det giver især værdi, hvis man arbejder med:

• Flere webshops
• Internationale markeder
• Både B2B og B2C

Det sparer tid og sikrer, at budskaberne er ensartede.

Integrér med resten af forretningen

Et PIM system står sjældent alene. Det spiller sammen med webshop, ERP og marketingplatforme. Når integrationerne fungerer, slipper man for manuel indtastning.

Det betyder blandt andet, at:

• Produktdata automatisk opdateres i webshoppen
• Lagerstatus kan kobles sammen med beskrivelser
• Kampagner kan bygges på opdaterede data

Jo bedre samspillet er mellem systemerne, desto mindre tid går der til gentagelser.

Brug data aktivt

Et PIM system er ikke kun en database. Det kan bruges aktivt til at forbedre salget.

Når produktdata er samlet ét sted, bliver det nemmere at analysere:

• Hvilke produkter mangler beskrivelser?
• Hvor er der huller i specifikationer?
• Hvilke kategorier performer bedst?

Den indsigt kan bruges til at prioritere arbejdet og styrke de produkter, der har potentiale.

Sørg for klare ansvarsområder

Når flere arbejder i samme system, opstår der hurtigt tvivl om, hvem der gør hvad. Det kan føre til dobbeltarbejde eller manglende opdateringer.

En enkel fordeling er vejen frem:

• Én person har ansvar for struktur
• Én eller flere står for indhold
• Én sikrer kvalitet og godkendelse

Hvornår giver et PIM system mest værdi?

Ikke alle virksomheder har brug for et PIM system fra dag 1. Men behovet vokser typisk, når:

• Sortimentet bliver større
• Salg sker på flere platforme
• Produktdata bliver mere komplekse

På det tidspunkt begynder man at mærke konsekvenserne af manglende struktur. Her kan et PIM system gøre en mærkbar forskel på effektivitet og datakvalitet.

En mere strømlinet måde at arbejde med produktdata

Når et PIM system bruges rigtigt, bliver det en naturlig del af arbejdet med produktdata. Det fjerner gentagelser, skaber bedre overblik og gør det lettere at holde information opdateret.

Men værdien opstår først, når man tænker over, hvordan data skal struktureres, hvem der arbejder med dem, og hvordan de bruges på tværs af kanaler. Det er netop den tilgang, der afgør, om systemet bliver en gevinst eller blot endnu et værktøj i bunken.