Business intelligence – skab vækst med data

Det er ofte betegnelsen Business intelligence der refereres til, når der tales om datatekniske kompetencer inden for optimering af virksomheder og organisationer. BI-løsninger dækker over et bredt udvalg af softwareprogrammer, som alle har til formål at indsamle data og omdanne det til brugbar viden for de personer og afdelinger, som kan drage nytte af den nye viden.

24. september 2018 kl. 12:28

Business intelligence er den brede betegnelse for arbejdet med data, og handler i et bredt omfang om at trække værdifuld viden ud af datakilder, for derved at styrke en organisation eller virksomhed på flere niveauer. På inspari.dk er det muligt at hente en gratis guide til fornuftig brug af Business Intelligence, som dermed kan være en hjælp til virksomheder, der ønsker at få brugbar viden ud af ellers ubrugt information.

Hvornår og hvorfor er dette nødvendigt for din virksomhed? Ude i hvad man kan kalde en virksomheds digitale æter, det vil sige deres datalagre, er der et stort ressourcemateriale kaldet Big Data. Dette er et teknisk term for akkumulerede mængder af data, som ved hjælp af den rette software kan omdannes til værdifuld information. Ved at implementere business intelligence løsninger i en virksomheds hverdag bliver der skabt overblik over den store mængde data, der dagligt produceres i og omkring enhver organisation. Dette åbner op for optimeringsmuligheder i forbindelse med eksempelvis afrapporteringer, intelligent budgettering, forecasting og datadrevne beslutninger. Dette vil blive yderligere belyst senere i artiklen.

De førnævnte eksempler baseres på relevante informationer fra data, der har været igennem et såkaldt BI-tool, og har gennemgået en dataanalyse. Denne analyseproces systematiserer og omdanner data til brugbar viden, som derefter lagres i et såkaldt datavarehus – ofte omtalt som et datawarehouse. I modsætning til en driftsserver, som opbevarer ikke-analyseret rå datamateriale, indeholder disse datavarehuse den nye information, som firmaet har fået fra sine BI instrumenter i analyseprocessen. Denne nye data er til enhver tid mulig at ekstrahere fra disse nye datavarehuse, hvormed dataen kan blive til stor glæde og gavn for virksomheder og deres ansatte.

Datadrevne virksomheder er mere profitable

For at præcisere yderligere og tydeliggøre det store potentiale, som findes i den førnævnte analyseproces af data, vil det ovenstående blive uddybet yderligere i det følgende afsnit. Det tidligere nævnte analyseværktøj, kaldet Business Intelligence, gør, med dets systemer, det muligt at kombinere operationelle data, dvs. Big Data, med analyseværktøjer med den hensigt at præsentere kompleks og nyttig viden til analytikere, ledere og andre beslutningstagere i organisationen, som kan have nytte af denne viden.

Business Intelligence sørger for præcise inputs til beslutningsprocessen ved at skabe en forståelse for firmaets muligheder og udfordringer internt i virksomheden såvel som på markedet. Dette sker ved at analysere relevante data: Hvordan det relevante marked ser ud nu, i hvilken retning ser trenden ud til at gå, hvilken vej markedet vil dreje, og hvad man dermed skal satse på, og hvordan ens konkurrenter gebærder sig og konsekvenserne for konkurrenternes gøren og laden. Alt sammen dataanalyse, som giver tydelig og værdifuld information om, hvordan man som firma skal agere og reagere inden for sit pågældende forretningsområde, hvilket dermed gør beslutningstagere i stand til nemmere at træffe evidensdrevne beslutninger, eller datadrevne beslutninger, som det kaldes inden for IT-fagsprog.

Med datadrevne beslutninger vil beslutningsprocessen blive optimeret i mere end blot én forstand. Beslutninger vil, som nævnt ovenfor, i højere grad være baseret på evidens og faktuel data og afløse tidligere beslutningsgrundlag som eksempelvis intuition og mavefornemmelse. Det vil gøre beslutningsfasen mindre tids- og ressourcekrævende og mere mobil i situationer, hvor hurtige og korrekte beslutninger er nødvendige. Derudover vil organisationen være mindre sårbar over for udskiftning på ledende poster hos beslutningstagere, idet data ikke flytter med, når der af forskellige årsager skiftes ud i personalet.

Ved at udnytte så meget data som muligt vil virksomhedens historie kunne kortlægges og diagnosticeringen af nutiden bliver herved tydeligere. Det giver de bedste forudsætninger for at kunne forudsige den nære og den fjerne fremtid, hvilket giver betydeligt bedre arbejdsbetingelser, når det handler om budgettering og forecasting. For at få mest muligt ud af big data er det altafgørende, at tænke data helt ind i forretningsmodellen og derved få skabt en datadreven kultur i organisationen. Det er imperativt, at alle medarbejdere skal besidde kompetencer i brugen og håndteringen af data, samt have tillid til, at data er værdifuld for forretningen og udviklingen af denne.

De virksomheder som arbejder strategisk med at implementere data i virksomheden, vil opleve at have flere konkurrencemæssige fordele, fordi data ikke kun siger noget om virksomheden, men også indeholder informationer om kundeadfærd og markedstendenser og derved både giver en dybere indsigt og meget mere information, end når der udarbejdes konkurrent- og markedsanalyser uden brug af et omfattende datanetværk.

Sikr fremtiden med performance management

Den moderne økonomiafdeling arbejder typisk med færre ressourcer end tidligere, men har samtidig flere deadlines end førhen og betydeligt flere referencepunkter end blot direktionsgangen. Budgetprocessen kan være en ressourcekrævende og svær disciplin, da den, i mange tilfælde, i høj grad kan være baseret på intuition og mere eller mindre kvalificerede gæt. Derudover har de fleste sikkert oplevet, at budgettet ofte skal revideres, allerede inden det endelige udkast er færdiggjort og bliver præsenteret. Med indførelsen af et performance management system bliver det enden på personafhængige Excel-ark, tunge og ressourcekrævende budgetprocesser og budgetteringen som et lukket og ugennemsigtigt system.

Corporate performance management (CPM) åbner op for budgetplanlægning, og giver adgang til mange forskellige inputgivere, hvormed transparensen af budgetprocessen øges på tværs af virksomhedens afdelinger, hvilket også gør det nemmere at trække relevant data ud til andre afdelinger. Intelligent budgettering skaber forudsigelighed i budgettet ved at inddrage historiske data til budgettering og forecasting for at ramme det mest kvalificerede budget for fremtiden. En automatisering af budgetprocessen frigiver ressourcer fra budgetplanlægningen, og den er derfor en vigtig del af intelligent budgettering, og budgettet bliver hermed et strategisk værktøj, som tager højde for historien, når fremtiden skal planlægges. Derfor er behovet for automatiserede softwareløsninger store, for at kunne følge med udviklingen. I en datadreven virksomhed er det ikke kun det øverste ledelseslag, som økonomiafdelingen skal agere business partner med, men også et datadrevet salg- og marketingteam har brug for tal til tiden for at kunne arbejde optimalt.

Der kan også sidde en HR-afdeling med et rapporteringsbehov, så den moderne økonomiafdeling har et behov for at kunne levere hurtige og præcise tal til tiden, samt at kunne fremvise præcise forudsigelser, når der skal lægges budget. BI-tools gør brugen af data mere tilgængelig på tværs af organisationen, hvilket forudsætter, at CFO’en arbejder i et system, som tillader økonomiafdelingen at være mere mobil på tværs af organisationen.

Big Data – en kilde til værdi

På baggrund af ovenstående, kunne en oplagt undren være; Hvor kommer alt denne ubrugte information fra? Som tidligere nævnt, har vi i dag utrolig store databaser med ustruktureret viden til rådighed, som ikke nødvendigvis bliver brugt. Servere bugner med informationer, som de løbende samler op alt efter hvilket felt, de beskæftiger sig med. Det kan være alt fra en motionsapp, som opsamler brugerens data eller et supermarked, der tilsvarende opsamler deres kunders forbrug af aviser i weekenden i modsætning til hverdagen til en virksomheds medarbejdereffektivitet.

Ved hjælp af nogle af de BI-løsninger, som blev præsenteret ovenstående, er det pludselig muligt at få øje på tendenser, som før var usynlige. Når disse data, ved hjælp af det rette analyseværktøj, bliver kategoriseret omdannes big data til brugbar og værdifuld viden. Med andre ord; Relevant viden som kan danne grundlag for den næste datadrevne beslutning eller for næste periodes budget. Dette er særligt relevant for virksomheder, der med denne metode kan få udnyttet dets uudnyttede mængde af data, dets store potentiale og dermed forbedre tallene på bundlinjen. Derfor er der med denne store mængde viden, som ophober sig i dag hos virksomheder, brug for en udlægning af Big Data, for at transformere dataene om fra ugennemsigtig til transparent information og derved gøre dem værdifulde. Med den rette behandling af big data i og omkring en virksomhed, er det muligt at lære sine kunder bedre at kende, end de rent faktisk kender sig selv.

Det giver en kæmpe konkurrencemæssig fordel, da det vil åbne op for at kunne tilpasse sine produkter, så de passer nøjagtigt til et særligt kundesegment. Har du styr på big data, så har du altså mulighed for at matche enkelte produkter og potentielle kunder, og det vil tilmed være muligt at kunne forudse et behov hos kunden, hvilket må siges at være et af de vigtigste elementer i forretningsudvikling. Med den rette anvendelse af BI-værktøjer vil det dermed være muligt at være på forkant med kundebehov og udviklingen på markedet, og det vil placere en hvilken som helst virksomhed i en gunstig position i forhold til at øge den generelle kundetilfredshed, videreudvikle på aktuelle produkter, salg og i sidste ende en positiv afsmitning på bundlinjen. Og netop derfor er BI nødvendigt!

For kort at opsummere, så har mange virksomheder et uudnyttet potentiale i form af data liggende på deres servere, som med de rette BI værktøjer kan omsættes til værdifuld information, der sikrer virksomheden en positiv udvikling på tværs af organisationen.