Nordjylland dækker et stort geografisk område. Et lokale i Aalborg er derfor ikke automatisk det bedste sted for en gruppe, der kommer fra Hjørring og Frederikshavn. Du kan spare både penge og køretid ved at undersøge lidt mere end billederne og beløbet i annoncen.

1. Afgræns søgningen efter mødelokaler

Begynd med deltagerantal og mødets varighed. Otte mennesker omkring et bord har andre behov end 25 deltagere, der skal arbejde i mindre grupper. Skriv også ned, om I skal spise i lokalet eller bruge plads til materialer.

En søgning hos Lokalebasen.dk A/S bliver lettere, når du ved, hvad du faktisk skal bruge. Sortér steder fra, hvis de mangler en nødvendig facilitet. Du behøver til gengæld ikke betale for en stor sal med scene, hvis alle skal sidde med hver sin computer omkring samme bord.

2. Sammenlign tilbud med alle udgifter

Sammenlign flere tilbud og book billige mødelokaler med de faciliteter, I har behov for. Nogle steder oplyser leje for selve rummet, mens andre tilbyder en pris pr. deltager med mad og drikke. Tilbuddene kan først sammenlignes ordentligt, når de omfatter det samme.

Du bør få svar på følgende:

• Er skærm og internet med i beløbet?
• Hvad koster kaffe og frokost?
• Skal I betale for rengøringen?
• Er priserne med eller uden moms?

Spørg også om et minimum antal deltagere. Et tilbud pr. person kan blive dyrere end forventet, hvis I skal betale for flere end dem, der møder op. Få aftalen på skrift, før du bestiller.

3. Lad deltagernes adresser afgøre beliggenheden

Saml deltagernes afrejsesteder og undersøg turen til to eller tre mulige lokaler. Aalborg centrum kan være relevant for gæster, der kommer med tog. Et sted ved en større indfaldsvej kan passe bedre, hvis alle ankommer i bil.

Du bør undersøge parkering ved den konkrete adresse. En plads på kortet er ikke nødvendigvis ledig eller gratis på mødedagen. Spørg værten om betaling og tidsbegrænsning.

Et møde for deltagere fra Himmerland behøver heller ikke ligge samme sted som et møde for deltagere fra Vendsyssel. Ti minutter ekstra for værten kan spare flere gæster for en lang omvej. Send adresse og ankomstvejledning sammen med invitationen.

4. Bed om billeder af den aftalte bordopstilling

Et lokale, der er oplyst til 30 personer, kan have kapacitet til det antal med stole i rækker. Der kan være plads til færre, når alle skal sidde ved borde. Bed derfor om kapaciteten for den opstilling, I skal bruge.

Undersøg også, om der er plads til jakker og tasker, uden at gangen mellem stolene bliver fyldt. Deltagere med nedsat mobilitet kan have behov for adgang uden trapper og et egnet toilet.

Du kan bede værten sende et billede fra et lignende arrangement. Det gør det lettere at vurdere, om bordene skal flyttes inden mødet.

5. Afprøv forbindelsen, før deltagerne ankommer

En skærm på væggen hjælper kun, hvis din computer kan tilsluttes. Få bekræftet, hvilke kabler og stik der findes. Tag en adapter med, hvis din computer kræver det.

Videodeltagere har desuden brug for ordentlig lyd. En bærbar computers mikrofon kan have svært ved at opfange stemmerne fra den anden ende af bordet. Spørg om kamera og mikrofon til fællesmøder.

Aftal adgang før mødestart, så du kan teste præsentationen. Du kan også gemme en kopi på computeren, så oplægget ikke afhænger af internetforbindelsen.

6. Aftal ændringer og forplejning i god tid

Deltagerantal kan ændre sig. Få derfor en dato for, hvornår du senest kan justere bestillingen, og spørg, hvad en aflysning koster. Undersøg også betalingen, hvis mødet varer længere end planlagt.

Send ønsker til maden samlet til værten. Det gælder eksempelvis vegetarisk mad og hensyn til allergier. Aftal tidspunktet for servering, så frokosten ikke afbryder dagens vigtigste samtale. Værten bør have telefonnummeret på den person, der kan svare på spørgsmål på dagen.